PROCEDIMENTO DE DENÚNCIA DE IRREGULARIDADES DO GRUPO BSL
INTRODUÇÃO
A ferramenta de denúncia https://emeis-brazil.signalement.net/ permite que você informe qualquer preocupação relacionada a atos que possam violar a lei ou o Código de Conduta do Grupo BSL, seguindo o procedimento descrito abaixo. Você também pode reportar as denúncias ao seu gerente, ao gerente de seu gerente, ao Departamento de Recursos Humanos, ao seu Compliance Officer, ou ao Departamento de Auditoria Corporativa, Risco e Compliance. O Grupo BSL valoriza o uso do sistema de denúncias, pois ele proporciona a oportunidade para que a empresa impeça ou interrompa a conduta que viola a lei ou a política do Grupo BSL e os danos que esses atos podem causar aos funcionários, residentes, pacientes, parceiros, fornecedores e às comunidades em que o Grupo BSL opera. Este sistema de denúncias está aberto a funcionários, empreiteiros, subcontratados e fornecedores das subsidiárias do Grupo BSL na América Latina. Sua denúncia feita de boa-fé será recebida e investigada pelo Grupo de Auditoria, Risco e Conformidade, que é responsável pela ferramenta e sistema de denúncia no Grupo BSL de forma confidencial e sem consequências negativas, conforme descrito abaixo. Na América Latina, esta função é desempenhada pelo Compliance Officer para a América Latina. Este procedimento de denúncia de irregularidades foi desenvolvido para cumprir os requisitos das leis anticorrupção aplicáveis, incluindo, entre outros, a Lei Francesa sobre Transparência, Combate à Corrupção e Modernização da Vida Econômica ("Sapin II"), Lei No. 12.846/2013 (Brasil), Lei No. 20.393 (Chile), Leis Nos. 1474 e 1778 (Colômbia), Lei do Sistema Nacional Anticorrupção (México), e Lei17.060 (Uruguai).
2. GARANTIAS PARA QUEM FAZ O RELATÓRIO
Confidencialidade
Seu relatório é confidencial, assim como a investigação e as medidas tomadas pela empresa, conforme explicado abaixo. Em certos casos, sua identidade pode ser revelada a uma autoridade governamental competente, mas se você ainda for funcionário da empresa, será informado antes que tal revelação seja feita. O Grupo BSL está comprometido com a confidencialidade da denúncia, da admissibilidade e do processo de investigação, bem como com os planos de ação e medidas implementadas. Esteja ciente de que você só será associado ao processo de investigação na fase de verificação dos fatos. O progresso da investigação, seu conteúdo, seu resultado, e o relatório final são estritamente confidenciais. Embora você seja informado se a investigação continuar ou tiver sido encerrada, os resultados, relatório e medidas tomadas poderão não ser compartilhados com você para proteger os direitos das pessoas envolvidas. Qualquer informação coletada e processada no âmbito deste Procedimento de Denúncia que possa identificá-lo como denunciante, será mantida confidencial, a menos que exigido por lei. Os gerentes, executivos e todos aqueles que participaram da recepção, investigação ou resolução da denúncia deverão cumprir fielmente com esta garantia de confidencialidade. Qualquer pessoa que receber um alerta de denúncia deverá comunicá-lo prontamente ao Compliance Officer para que ele tome as medidas apropriadas para garantir a confidencialidade.
Anonimato
Você pode apresentar um relatório anônimo. No entanto, qualquer denúncia anônima que não apresente fatos graves e/ou sem detalhes suficientes não será considerada e será imediatamente rejeitada. Se os fatos forem suficientemente sérios e detalhados, o alerta informado será revisto, mas sua investigação será mais longa e menos eficaz, pois a interação entre você e o Compliance Officer encarregado de seu tratamento é mais complexa. Usando a ferramenta de denúncia de boa-fé, mesmo que os fatos se revelem inexatos ou não deem origem a nenhuma ação, não o exporá a quaisquer medidas disciplinares ou consequências negativas injustificadas. Pelo contrário, se a ferramenta de denúncia não for utilizada adequadamente e se os fatos denunciados forem deliberadamente falsos ou de má-fé, isso pode resultar em ação legal, se necessário.
Processo devido
A investigação e a aplicação de sanções devem ser realizadas de acordo com os conceitos de devido processo e lei aplicável, incluindo imparcialidade, objetividade e independência. Todas as partes envolvidas na investigação devem ter a oportunidade de serem ouvidas e de oferecer informações relevantes.
Proibição de Retaliação
O Grupo BSL não tolerará nenhum tipo de retaliação contra você por fazer um relatório de boa-fé sob este Procedimento de Denúncia. As reclamações de retaliação contra você por ter feito uma denúncia serão tratadas seriamente e resolvidas o mais rápido possível.
3. TIPOS DE RELATÓRIOS AUTORIZADOS
O que relatar
Você pode denunciar fatos que você mesmo conheça ou tenha presenciado relacionados a:
Conflitos de interesse;
Corrupção ou suborno de funcionários governamentais ou do setor privado;
Qualquer tipo de roubo ou fraude, incluindo, mas não limitado, ao roubo de dinheiro, contabilidade de fraudes em estados financeiros, uso não autorizado de propriedade ou serviços da empresa;
Tráfico de influência;
Atividades que violem as leis de concorrência, incluindo a fixação de preços;
Discriminação ou assédio;
Lavagem de dinheiro ou financiamento do terrorismo;
Violação grave e clara de um compromisso internacional ratificado pela França ou país onde o Grupo BSL está operando, incluindo atos vinculantes de Organizações Internacionais;
Uma ameaça ou dano grave de interesse público;
Qualquer outro crime, violação do Código de Conduta do Grupo BSL, política ou lei, ou grave violação da lei aplicável.
O que evitar denunciar
Você não deve denunciar nenhuma situação relacionada aos seguintes tópicos através do mecanismo de denúncia:
Informações médicas ou jurídicas confidenciais protegidas pelo sigilo profissional ou por outras normas; ou
Assuntos relacionados às questões de segurança nacional.
Você também deve evitar denúncias que envolvam:
Um juízo de valor ou um comentário tendencioso a respeito do comportamento do outro;
Fatos que você não tem conhecimento pessoal.
Como responder as suas dúvidas se você deve fazer uma denúncia Seu Compliance Officer da América Latina, bem como o Departamento de Compliance estão disponíveis para qualquer pergunta sobre se este procedimento de denúncia se aplica aos fatos em seu caso.
4. PROCEDIMENTO PARA COMUNICAR UMA DENÚNCIA AOS RESPONSÁVEIS PELA CONFORMIDADE NOMEADOS PELA EMPRESA
Você pode comunicar sua denúncia através do Grupo BSL https://emeis-brazil.signalement.net/ ao Compliance Officer indicado pela Empresa na América Latina, o Diretor de Compliance da América Latina e o Diretor de Compliace Corporativo são os únicos destinatários das informações que você fornecerá, na medida em que estes dados sejam necessários para que eles possam cumprir sua missão. O Departamento Corporativo de Auditoria, Risco e Conformidade é responsável pelo procedimento de denúncia de irregularidades e pelos registros relativos aos relatórios de denúncia de irregularidades.
5. COMO COMEÇA O PROCEDIMENTO DE DENÚNCIA?
Você deve apresentar sua denúncia em https://emeis-brazil.signalement.net/ .Você também pode reportar as denúncias ao seu gerente, ao gerente de seu gerente, ao gerente de Recursos Humanos, ao seu Compliance Officer ou ao Departamento de Auditoria Corporativa, Risco e Compliance. Ao enviar sua denúncia, você deve incluir:
Fatos que você pessoalmente conhece ou observou com o máximo de detalhes possíveis;
Local e horário dos eventos;
Identidade e função de todas as pessoas que testemunharam ou estão envolvidas nos fatos ou na conduta, incluindo qualquer indivíduo que pareceu estar envolvido na má ação;
Documentos relevantes, se houver (arquivo, foto, ou qualquer outra evidência útil) para apoiar sua denúncia.
Se possível, sua identidade, funções e informações contato (relatórios anônimos são possíveis, mas muito mais difíceis de investigar). Se você optar por relatar anonimamente, um e-mail de contato será útil para o caso de serem necessárias mais informações.
Uma vez que sua denúncia for apresentada, você receberá um comprovante com um número de identificação único para interagir com o Compliance Officer que recebeu sua denúncia. Você pode usar este código para enviar mais informações e verificar o status de sua denúncia a qualquer momento. Se você enviar uma denúncia anônima, é importante retornar ao site para verificar se alguma informação adicional foi solicitada.
6. PROCESSO DE INVESTIGAÇÃO PARA AS DENÚNCIAS
Se você usar o site https://emeis-brazil.signalement.net/, sua denúncia só será recebida pelo Compliance Officer para a América Latina e o Compliance Officer Corporativo. Se você usar outro método, a pessoa que a receber deverá entregá-la ao Compliance Officer, que a colocará na plataforma, se ainda não estiver lá.
Verificação e Avaliação Preliminar
O Compliance Officer realizará uma avaliação preliminar para determinar se sua denúncia deve ser considerada sob este Procedimento de Denúncia.
Dependendo da natureza da denúncia e do assunto, o Compliance Officer poderá solicitar informações adicionais a você ou a outros.
Se for óbvio que a denúncia informada está fora do escopo deste Procedimento, a denúncia será imediatamente destruída, e o Compliance Officer o manterá informado.
Se a denúncia for admissível, o Compliance Officer lhe informará que a denúncia será investigada.
Este processo para determinar a admissibilidade de sua denúncia deverá ser concluído no prazo de dois meses.
Alguns relatórios podem ser exigidos pela legislação nacional, acordos de negociação coletiva ou outras leis ou regulamentos obrigatórios a serem tratados com um procedimento separado. Se este for o caso de sua denúncia, você será notificado e informado do processo que será aplicado.
Investigação:
Quando a denúncia recebida for credível e ajustada ao escopo de uso da plataforma, o processo de investigação interna será:
O Compliance Officer realizará uma investigação sozinho ou, se necessário, com uma pequena equipe interna formada por funcionários do Grupo com a experiência e os conhecimentos necessários para realizar adequadamente a investigação. Todos os membros da equipe interna estarão sujeitos ao dever de confidencialidade e privacidade.
Quando necessário e tendo em mente a gravidade dos fatos denunciados, a investigação poderá ser conduzida por profissionais fora do Grupo BSL, tais como especialistas em investigações, auditoria, ou contabilidade forense, para conseguir maior objetividade e imparcialidade. Nesse caso, esses terceiros estarão contratualmente obrigados a manter a confidencialidade e respeitar as regras de privacidade dos dados. O Compliance Officer tomará todas as precauções relevantes para encaminhar somente os dados necessários a terceiros para que eles possam cumprir suas respectivas missões.
Durante a investigação, todos os meios legalmente permitidos podem ser utilizados para o esclarecimento dos fatos. Pode incluir entrevistas e o exame de qualquer documentação entendida como útil para a investigação. Também pode incluir o testemunho da pessoa que faz a denúncia e de qualquer pessoa com a denúncia a contra. Também pode incluir a recuperação e análise das informações contidas em dispositivos eletrônicos usando ferramentas de software e hardware, sempre preservando a integridade das evidências. A investigação terá o cuidado de proteger a privacidade, a honra, a vida privada e a imagem das pessoas envolvidas.
Durante este processo, o Compliance Officer adotará as medidas necessárias para conduzir efetivamente a investigação e objetivando a rápida cessação de atividades impróprias.
A investigação e o relatório de investigação devem ser concluídos dentro de dois (2) meses, a menos que haja um motivo justificado para prorrogar o processo de investigação por mais tempo.
Você e as outras pessoas envolvidas no relatório não terão acesso aos detalhes da investigação, pois todos os detalhes estão sujeitos à confidencialidade, exceto quando necessário para respeitar os princípios do devido processo e da legislação trabalhista.
Conclusão:
Após analisar os resultados da investigação interna, o Compliance Officer e, se aplicável, a equipe interna, decidirá se foi comprovada uma infração à política ou à lei e, se for o caso, a pessoa responsável.
Se uma infração à política ou à lei não for comprovada, o Compliance Officer ordenará o encerramento do caso, deixando provas por escrito das razões de tal decisão.
Se for feita uma denúncia falsa ou de má-fé, o Compliance Officer sugerirá à gerência do Grupo BSL medidas disciplinares apropriadas ou de qualquer outra natureza com relação a quem fez tal denúncia em violação a este procedimento.
Se a violação da política ou da lei for comprovada, a equipe deverá:
Adotar as medidas disciplinares apropriadas e permitidas.
Se os fatos tiverem uma implicação legal, o Departamento Jurídico deverá ser consultado para determinar as medidas necessárias, inclusive informar as autoridades no menor prazo possível sobre os fatos, a fim de demonstrar o compromisso do Grupo BSL em colaborar com as autoridades.
Você deverá ser informado de que a investigação foi encerrada e, na medida do possível, os resultados da investigação. É possível que nem tudo seja compartilhado com você, por exemplo, as ações disciplinares tomadas contra outros funcionários ou terceiros são geralmente mantidas em sigilo para respeitar a legislação trabalhista e outras exigências.
7. PROCEDIMIENTO DE DENÚNCIA GRADUADA
Lei francesa relacionada à denúncia
A lei francesa Sapin II estabelece um procedimento específico de denúncia para os denunciantes de empregados. Para beneficiar-se da proteção da lei, você terá que cumprir o procedimento de relatórios com três graus:
Primeiro você deve se reportar ao(s) responsável(eis) pelo cumprimento da lei designado(s) pela empresa. Após o recebimento de sua denúncia, o(s) responsável(eis) pelo cumprimento da lei deve(m) verificar sua admissibilidade dentro de dois meses. Se você não receber confirmação de que a denúncia é admissível, você pode passar para o segundo passo abaixo. Se você tiver decidido reportar anonimamente, cabe a você retornar à plataforma de denúncia, com seu número de identificação único para seguir o tratamento de sua denúncia. Se o Compliance Officer notificar que sua denúncia é admissível, mas não o notificar sobre as medidas implementadas, isto não significa que você pode passar para a segunda etapa. A confidencialidade das medidas implementadas é garantida da mesma forma que o conteúdo do relatório e as informações fornecidas.
Você pode apresentar sua denúncia aos tribunais, ao promotor público ou a uma agência administrativa. Estas autoridades têm um período de três meses para responder à sua denúncia. Caso não receba resposta, você pode passar para a terceira etapa.
Você pode tornar pública sua denúncia.
Entretanto, em caso de perigo iminente e grave ou se houver risco de danos irreversíveis, sua denúncia pode ser encaminhada diretamente aos órgãos mencionados na segunda etapa acima ou tornar-se pública. Dizer ou testemunhar de má-fé com a intenção de causar danos ou com o conhecimento de que os fatos tornados públicos ou divulgados são parcialmente inexatos (que se trata de fatos relacionados a uma situação de conflito de interesses ou sobre qualquer fato passível de levar à medidas disciplinares) pode sujeitá-lo à medidas criminais e disciplinares. Na França você não poderia se beneficiar da proteção concedida aos denunciantes, se não cumpre o procedimento graduado descrito acima e se a divulgação de informações não fosse necessária e não proporcional à salvaguarda dos interesses envolvidos. A Lei francesa Sapin II permite que você envie sua denúncia ao Defensor de Direitos francês, que poderá encaminhá-lo ao órgão competente para recebê-la. Este procedimento é diferente do procedimento descrito acima e não se enquadra no âmbito do procedimento de relatório graduado, conforme descrito acima.
Leis latino-americanas relacionadas à denúncia
As leis nacionais nos diferentes países da América Latina podem proteger as pessoas que fazem relatórios sob este Procedimento de Denúncia sob as leis constitucionais, trabalhistas, civis e administrativas. Essas leis nacionais geralmente não exigem ou permitem um procedimento de relatório graduado para obter proteção ou exercer o direito de apresentar denúncias às autoridades competentes. 8. PROCESAMIENTO E RETENÇÃO DE DATA
Processamentos de data
O Grupo BSL é responsável pelo processamento dos dados pessoais fornecidos na plataforma de alerta https://emeis-brazil.signalement.net/, bem como de outros relatórios de denúncia e investigações e daqueles coletados posteriormente no âmbito deste procedimento de denúncia. O processamento de dados pessoais visa apenas o tratamento de sua denúncia. O processamento de dados pessoais pode variar de acordo com o país, mas obedecerá à legislação nacional. A pessoa objeto da denúncia será informada o mais rápido possível sobre o tratamento de seus dados. No entanto, só será informada sobre o tratamento de seus dados uma vez adotadas as medidas de precaução em caso de risco de destruição de provas, para garantir o bom resultado da investigação interna e para evitar qualquer consequência negativa para o Grupo BSL ou seus funcionários e clientes. Tanto você como qualquer pessoa incluída na denúncia e investigação têm sempre o direito de solicitar acesso, retificação ou suspensão do processamento de seus dados pessoais, bem como de se opor ao tratamento conforme estabelecido na legislação nacional e na política da empresa. Para exercer tal direito, os pedidos devem ser enviados ao responsável pela proteção de dados de sua empresa e/ou Marcia Salgado, responsável pela proteção de dados na América Latina, e-mail: dpolatam@bslsaude.com.br . Qualquer solicitação deverá ser assinada, anexar uma cópia de um método de identificação aceito por lei e fornecer um endereço ou e-mail para receber a resposta.
Retenção
Os dados relativos a qualquer denúncia recebida que não se enquadrem no âmbito do procedimento, serão imediatamente destruídos após a anonimização. Os dados referentes a uma denúncia serão tornados anônimos dentro de dois meses a partir do final do processo de investigação se a indicação não for seguida de processo judicial ou medidas disciplinares ou outros planos de ação. Os dados relativos a uma denúncia serão retidos até o encerramento definitivo do procedimento, se houver algum processo disciplinar ou legal contra o indivíduo sobre o qual a indicação é feita ou contra o autor de uma indicação abusiva. No caso de a indicação se referir a uma violação da lei aplicável ou for exigida a retenção por uma autoridade relevante, como a autoridade trabalhista, a indicação e os dados pessoais correspondentes podem ser retidos por cinco (5) anos após a data da indicação.
9. ESCLARECIMENTOS OU DÚVIDAS
Quaisquer esclarecimentos ou dúvidas a respeito deste procedimento podem ser encaminhados ao seu Compliance Officer ou Departamento de Compliance; 10. PROCEDIMENTO DE DENUNCIAS DE GRUPO BSL
Este procedimento complementa o Procedimento de Denúncia do Grupo BSL que tem regido o processo de denúncia na América Latina até a emissão do procedimento.
